Digitalisierungsrat: Stellungnahme zur Evaluierung und Verstetigung des Potsdam Labs

Einleitung

Beschreibung des Auftrags

Mit dem Schreiben der OBM vom 28. Juli 2026 wurde der Digitalisierungsrat um eine Stellungnahme gebeten, die zur SVV-Beschlussvorlage im vierten Quartal vorgesehen ist.
Grundlagen für die Stellungnahme sind die übermittelten Dokumente:

• die Beschreibung „Modellprojekte Smart Cities: Maßnahmensteckbrief“ (27.2.2022)
• die Projektverfügung „Erweiterung POTSDAM LAB“ (30.5.2024)
• das interne Praxishandbuch „POTSDAM LAB – Ein Raum für neue Ideen für die Stadt“ von Smart City Potsdam und Darkhorse GmbH (Juli 2024)
• der externe „Evaluierungsbericht POTSDAM LAB“ von PD (3.2.2026)
• der „Vorschlag des Steuerungsboards“ von Vertreterinnen aus Stadtverwaltung und proWissen Potsdam e.V. (28.7.2026)

Konkret umfasst der Auftrag für die Stellungnahme drei Leitfragen:

1. Wie bewerten Sie die Arbeit des Potsdam Labs insgesamt sowie insbesondere mit Blick auf Output und Outcome im Zeitraum seit Eröffnung 2023?
2. Wie bewerten Sie die möglichen Szenarien für die Fortführung?
3. Welche Empfehlungen ziehen Sie übergreifend für die Fortführung des Potsdam Labs?

Ausgangssituation

Das POTSDAM LAB wurde als Teil des Förderprogramms „Modellprojekte Smart Cities“ des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen initiiert und gehört innerhalb des Smart City Projekts der Stadt Potsdam in das Handlungsfeld „Digital-analoge Teilhabe“. Mit Beschluss 22/SVV/0914 (2022) hat die Stadtverordnetenversammlung festgelegt, dass das Projekt in der ersten Hälfte 2026 unter Mitwirkung des Digitalisierungsrates evaluiert wird und der SVV eine Fortführungsprognose für die Jahre 2027–2028 in Zusammenarbeit mit proWissen zum Beschluss vorgelegt wird.

Das POTSDAM LAB wurde in zwei Phasen projektiert. In Phase A (Januar 2022 – November 2023) erfolgte der Konzeptentwicklungsprozess und die Erarbeitung der strategischen Ausrichtung inklusive der Ausschreibung für die externe Begleitung der Inbetriebnahme. In der anschließenden Phase B (die bis zum 31.12.2026 läuft) ging es um die Umsetzung der Strategie. Hierzu wurde gemeinsam mit Darkhorse GmbH ein Betriebsmodell entwickelt, auf dessen Basis der Aufbau des Regelbetriebs unter Einbeziehung von proWissen erfolgte. In der Umsetzung der formulierten Maßnahmen wurde die Schaffung eines Orts ermöglicht, an dem (digitale und) analoge Teilhabe von Verwaltung, Wissenschaft und Bürger:innenschaft im Sinne der gemeinsamen realisierten Stadtentwicklung initiiert, angeboten und begleitet wird.

Die Förderung durch Bundesmittel für das Smart City-Projekt läuft zum 31.12.2026 aus. Die Zuwendung von proWissen für das POTSDAM LAB endet in 2026; die Grundförderung für proWissen wird bis Ende 2027 fortgeführt.

Die vorliegende Stellungnahme orientiert sich an den drei Leitfragen und basiert auf der Auswertung der übermittelten Dokumente, zu denen insbesondere der Evaluierungsbericht des externen Dienstleisters PD gehört sowie ein vom Steuerungsboard – besetzt mit Vertreter:innen aus Stadtverwaltung und proWissen – erarbeiteter Vorschlag für eine Fortführung mit Eckpunkten für 2027 und einer Perspektive für 2028. Des Weiteren fand zum Auftakt der Formulierung dieser Stellungnahme ein Informationsgespräch zwischen dem Vorstand des Digitalisierungsrats und den zuständigen Personen aus dem Steuerungsboard statt.

1. Bewertung der Arbeit des POTSDAM LABS in Bezug auf Output und Outcome

Der Digitalisierungsrat beurteilt die bisherige Arbeit des POTSDAM LABs insgesamt positiv und schließt sich damit grundsätzlich der Einschätzung des extern in Auftrag gegebenen Evaluierungsberichts an.

Insbesondere in der Phase A wurden die wesentlichen Grundlagen für die Schaffung eines Regelbetriebs erreicht. Der physische Raum des POTSDAM LABs wurde gestaltet und mit Mobiliar und Technik ausgestattet. Das Betriebskonzept, das in Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister Darkhorse entworfen wurde (siehe Praxishandbuch POTSDAM LAB), ist in Zusammenarbeit zwischen LHP und proWissen etabliert. Management, Aufgaben, Rollen und Formate wurden definiert und umgesetzt. Es erfolgte ein methodischer Kompetenzaufbau, wenn auch nicht vollumfänglich (drei anstelle von fünf Design Thinking-Coaches wurden qualifiziert). Damit existiert ein ausgewiesener physischer Ort mit vorhandener infrastruktureller, technischer und methodischer Ausstattung für die gemeinsame Gestaltung von Stadtentwicklungsprozessen für Verwaltung, Wissenschaft und Bürger:innen.

Output

Für die Einschätzung des Outputs sind die Angaben aus dem Evaluierungsbericht maßgeblich heranzuziehen, die eine zusammenfassende Übersicht bieten.

• Positiv hervorzuheben ist die gesamte Anzahl der durchgeführten Veranstaltungen (479 Veranstaltungen im Zeitraum von 2023-2026, 172 Veranstaltungen im Jahr 2025). Dies spricht quantitativ für eine hohe Auslastung der Räumlichkeiten.
• Insgesamt zeigt sich ein Spektrum mit einem Fokus auf drei wesentliche Formatierungen bei den Veranstaltungsangeboten: Für das Jahr 2025 werden 90 agile Formate, 35 Veranstaltungen mit Design-Thinking-Bezug und 47 Netzwerk-, Informations- und Vernetzungsformate ausgewiesen.
• Dabei ist in qualitativer Hinsicht insbesondere die Nutzung durch die Arbeitsgruppen im Smart City-Kontext positiv hervorzuheben (z.B. Austauschformate und Netzwerktreffen der einzelnen Arbeitsgruppen) sowie die Formate mit Design Thinking-Bezug wie zur Urbanen Datenplattform und dem Raddaten-Hackathon.
• Qualitative Highlights bilden auch die inhaltlich hervorgehobenen Formate mit Bezug zu Anwendungen der Verwaltung, in denen auch konkrete Prototypen entstanden sind (z.B. KI-Prototyp für einen Chatbot für das Ratsinformationssystem, Ausleihen von Stadtmöbeln, Entwicklung dezentraler Beteiligungsformate).

Outcome

In Bezug auf die Einschätzung des Outcomes sind die Angaben aus dem Evaluierungsbericht maßgeblich zu Rate zu ziehen.

• Durch die Vielzahl der Formate ist eine Vernetzung zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Stadtgesellschaft entstanden, die positive Wirkungen entfaltet, was hervorzuheben ist.
• Die Veranstaltungen mit Design-Thinking-Bezug haben auf der Wirkebene dazu beigetragen, diese Methodik weiteren Personenkreisen aus den drei relevanten Zielgruppen bekannt zu machen und sogar näher zu vermitteln, so dass dieser Wissenstransfer auf der methodischen Ebene fortwirken kann.
• Ein wesentlicher Mehrwert entstand durch die Smart City- und die verwaltungsnahen Formate, die im Kern dem ursprünglichen Projektauftrag zuzuordnen sind (z.B. Raddaten-Hackathon, KI-Prototyp für einen Chatbot). Dabei haben gerade diese Aktivitäten gezeigt, dass die Landeshauptstadt Potsdam offen für Impulse aus der Bürger:innenschaft, dem Unternehmertum und der Wissenschaft ist und die unterschiedlichen Perspektiven an einem öffentlichen Ort der Kollaboration zusammenbringt. Gerade der Raddaten-Hackathon hat gezeigt, dass hier eine sehr moderne und kollaborative Haltung der gemeinsamen Bearbeitung städtischer Herausforderungen zum Ausdruck gebracht wurde.

Einordnende Bewertung der Arbeiten des POTSDAM LABS (Outputs und Outcomes)

Insgesamt fällt die Einschätzung des Outputs und Outcomes positiv aus. Das POTSDAM LAB verfügt über eine sehr gute Raumausstattung mit einem flexiblen Konzept, das unterschiedliche Nutzungsformen und Veranstaltungsformate sehr gut ermöglicht. Es weist eine hohe Auslastung aus und hat ein überzeugendes Veranstaltungsangebot mit drei klaren Kern-Formaten entwickelt, die insbesondere Vernetzung, Austausch und kollaboratives Arbeiten fördern.

Vor diesem Hintergrund bietet sich eine Empfehlung zur Fortführung und Verstetigung des POTSDAM LABs an. Für die Fortführung gilt es abzuschätzen, inwieweit sich der Wegfall der Smart City-Teilprojekte ab 2027 auf die Auslastung und die inhaltliche Ausrichtung auswirken wird.

Für die Fortführung sollte eine Systematik von Messdimensionen und Wirkungsindikatoren auf der Output- und Outcome-Ebene entwickelt und etabliert werden, um die Erfolgsabschätzung des Labs künftig quantitativ und qualitativ belastbarer nachweisen zu können. Zugleich sollte die institutionelle Einbindung gestärkt werden, insbesondere durch klar benannte Auftraggeber:innen bzw. Impulsgeber:innen aus der Verwaltung und Wissenschaft, die Themen aktiv ins Lab tragen und die erzielten Erkenntnisse und entwickelten Ergebnisse (Prototypen) im Anschluss weiterverfolgen können. Dies ist durch eine entsprechende Impact-Messung abbildbar.

Schließlich empfiehlt es sich im Anschluss an die thematische Rahmung durch das Smart City-Projekt, ab 2027 ein klares strategisches inhaltliches Profil zu formulieren, damit der Raum für Experimentieren, Lernen und Innovieren zielgerichtet und wirkungsorientiert genutzt werden kann. Dazu bieten sich eines oder mehrere jährliche Schwerpunktthemen an.

2. Einschätzung der Szenarien zur Fortführung

Das Steuerungsboard, das als Teil der Governance-Struktur des POTSDAM LABs aus Vertreter:innen der Stadtverwaltung und proWissen besteht, schlägt im Kern ein Szenario vor, das als zweistufiges Vorgehen für 2027 und 2028 folgende Empfehlungen umfasst:

• Für 2027 POTSDAM LAB light („Innovationszentrum light“)
  Dies umfasst ein reduziertes bzw. verändertes Säulenprinzip, in dem proWissen den Raum weiter betreibt, ergänzt um agile Formate, sofern die LHP dafür anteilig die Programm-Stelle bei proWissen mitfinanziert. Außerdem wird das POTSDAM LAB in der dritten Säule vermehrt Begegnungsort.
• Ab 2028 soll die Arbeit des POTSDAM LABs auf „strukturell neue Füße“ gestellt werden, wobei proWissen ein neues Geschäftsmodell entwickeln soll. Die Weiterführung und Verstetigung des Betriebs wird damit an die weitere Finanzierung von proWissen geknüpft.
• Hinzu kommt in bzw. ab 2028, dass jeweils jährlich ein umfassender Innovationsprozess der Verwaltung durchgeführt wird. Als mögliche thematische Schwerpunktsetzung soll eine Fragestellung im Bereich Modernisierungsagenda der LHP identifiziert werden.

Weitere Szenarien werden in der Empfehlung des Steuerungsboards nicht formuliert.

Hier erfolgt eine kurze Skizzierung und Bewertung weiterer Szenarien bzw. Handlungsoptionen durch den Digitalisierungsrat:

Szenario Nicht-Fortführung des POTSDAM LABs

In diesem Szenario würde der Betrieb des Labs zum Ende der Förderperiode Ende 2026 eingestellt. Dies würde die Klärung der Überlassung bzw. Weiterverwendung der beschafften Ausstattung sowie der Räumlichkeiten nach sich ziehen.

Aus Sicht des Digitalisierungsrats ist diese Option nicht zu empfehlen, denn die bereits getätigten Investitionen in Raumkonzept, technische und infrastrukturelle Ausstattung und insbesondere die aufgebaute Methodenkompetenz würden nicht nachhaltig weiter genutzt. Die aufgebauten Partizipationsnetzwerke zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Stadtgesellschaft gingen verloren, da der zentrale und niedrigschwellige Ort für Zusammenkunft, Austausch und Beteiligung sowie Ko-Kreation für Stadtentwicklung entfiele und die methodische Kompetenz für Beteiligungsprozesse nicht mehr genutzt werden könnte.

Szenario Fortführung des POTSDAM LAB in derzeitiger Form und Ausstattung

In diesem Szenario würde das POTSDAM LAB unverändert im bisherigen Umfang fortgeführt, das heißt mit vollständiger Finanzierung von Raum, technischer und personeller Infrastruktur, Programm-Management mit Methoden-Coaches und Formaten für Agilität, Design Thinking und Vernetzung. Vor dem Hintergrund, dass dieser Pilotbetrieb nur mit Fördermitteln zu bewältigen war, des Auslaufens der Bundesförderung und der notwendigen Zuwendung an proWissen ist dieses Szenario finanziell nicht abbildbar und daher allein aus diesem Grund nicht empfehlenswert. Hinzu kommt, dass mit dem Wegfall der Bundesförderung auch das Smart City-Projekt der LHP in der Förderperiode beendet wird, so dass es ab 2027 einer neuen strategischen, inhaltlich-thematischen sowie organisational-strukturellen Neuverortung bedarf.

Beurteilung des Szenarios des Steuerungsboards „Innovationszentrum light“

Der Vorschlag des Steuerungsboards, das POTSDAM LAB im Szenario „Innovationszentrum light“ weiterzuführen, ist ein ab- und ausgewogener Vorschlag, der die haushalterischen Realitäten angemessen berücksichtigt.

Es sollten jedoch weiterhin die zentralen Erfolgsfaktoren des bisherigen Betriebs sichergestellt werden, zu denen insbesondere ein eindeutiges Governance-Modell in der Zusammenarbeit zwischen proWissen und der LHP gehört. Zudem benötigt die Fortführung klare Anschluss- und Andockstellen an die Verwaltung, was auch die Bestimmung der Zuständigkeiten und Zuordnung des POTSDAM LABs innerhalb der LHP umfasst. Des Weiteren ist eine ausreichende Unterstützung durch methodisch qualifizierte Coaches sicherzustellen. Hier empfiehlt sich neben dem methodischen Kompetenzaufbau einer/s weiteren Coach:in bei der LHP die Ergänzung eines Co-Coaching-Modells, bei dem die beiden weiter vorhandenen ausgebildeten Design Thinking-Coaches der LHP und proWissen ihre methodischen Fähigkeiten durch Co-Coachings von Formaten an weitere Personen weitergeben, so dass das methodische Wissen weitergegeben werden kann.

Der vorgesehene jährliche, zentrale Innovationsprozess mit thematischem Fokus durch die LHP wird begrüßt, da er dem Lab eine verbindliche strategische Einbettung verleiht.

3. Übergreifende Empfehlungen des Digitalisierungsrats

• Der Digitalisierungsrat empfiehlt, die vom Evaluierungsbericht angeregte Grundsatzentscheidung zum POTSDAM LAB als dauerhaftem Ort für Wissenstransfer, Beteiligung und Innovation in der Stadtentwicklung zu treffen, verbunden mit einem klaren institutionellen Mandat, einer eindeutigen fachlichen Anbindung innerhalb der LHP und einem angepassten Betriebskonzept gemeinsam mit proWissen.
• Diese Empfehlung stützt sich darauf, dass in den vergangenen 2,5 Jahren ein funktionierendes Konzept im Teilprojekt „digitale und analoge Teilhabe“ des Smart City Projekts erfolgreich aufgebaut wurde. Das POTSDAM LAB hat sich als analoger Ort physisch sehr gut etabliert und lässt sich räumlich, strukturell und methodisch sehr gut weiter nutzen.
• Das für die nächsten zwei Jahre angelegte Konzept des Steuerungsboards erscheint insgesamt als tragfähig; benötigt jedoch weiterer verbindlicher Commitments der SVV und der LHP, die im Weiteren ausgeführt werden.
• Für die Fortführung sind die im Vorschlag des Steuerungsboards benannte anteilige Finanzierung der Programm-Management-Stelle bei proWissen sowie die weitere Bereitstellung der beiden Coaching-Ressourcen bei proWissen und der LHP essentiell für die Fortführung als „Innovationszentrum light“ in 2027 und 2028. Hier lautet die Empfehlung, diese Mittel und Ressourcen für die Fortführung als „Innovationszentrum light“ zur Verfügung zu stellen.
• Der Digitalisierungsrat empfiehlt schon ab 2027 und nicht erst in 2028 mit einem Schwerpunktthema zu starten. Die Modernisierung der Verwaltung inklusive KI-Anwendungen bietet sich an, denn der Chatbot-Prototyp hat in der Phase B gezeigt, dass das POTSDAM LAB derartige Innovationsprozesse bereits unterstützen und durchführen kann.
• Des Weiteren sollte es für die jährlichen Innovationsformate mit der LHP eine klare Auftraggeberschaft aus der Verwaltung geben, die Verantwortung für das Thema übernimmt, ausreichend Zeit einplant und die Ergebnisse nach Abschluss weiterverfolgt.
• Insbesondere sollte festgelegt werden, in welchem Fachbereich bei der LHP das POTSDAM LAB strukturell, inhaltlich und fachlich angeordnet wird, damit Zuständigkeiten eindeutig geregelt sind. Dies stellt eine inhaltlich wirksame Zusammenarbeit mit der Verwaltung sicher, da der Smart City-Projektbezug ab 2027 in der derzeitigen Form entfällt.
• Der physische Betrieb im Rahmen des Smart City-Konzept hat sich bewährt und dem POTSDAM LAB eine klare strategische Ausrichtung und inhaltliche Klammer gegeben. Mit deren Wegfall wird die Entwicklung eines klaren inhaltlichen Profils und eines strategischen Auftrags zum zentralen Erfolgsfaktor für die angestrebte Fortführung als neuer Ort der Begegnung. Hier ist die übergeordnete und sehr allgemeine Frage des Steuerungsboards: „Wie möchten wir gemeinsam in der Stadt leben?“ zu spezifizieren. Es sind zentrale Herausforderungen und Fragestellungen zur Stadtentwicklung (Wirtschaft, Wissenschaft, Wohnen, Umwelt) und zur Transformation von Verwaltung (Modernisierung und Digitalisierung) prioritär zu formulieren, die dann in Schwerpunktthemen gezielt, offen und partizipativ bearbeitet werden.
• Zukünftig ist eine klarere Vernetzung von analoger Beteiligung und digitaler Partizipation unbedingt anzustreben, insbesondere um das POTSDAM LAB als neuen zentralen Ort des Austauschs und Innovierens zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Stadtgesellschaft analog und digital zu etablieren.
• Es sollte ein Monitoring-Konzept formuliert und umgesetzt werden, das Outputs und Outcomes nachvollziehbar misst. Soweit wie möglich sollten auch Impact-Indikatoren Berücksichtigung finden.
• Kommunikation und zielgruppengerechte Ansprache gegenüber allen drei Akteursgruppen, Verwaltung, Wissenschaft und Bürger:innen, sollten unbedingt gestärkt werden, um das POTDAM LAB gerade in der zukünftig reduzierten Form als festen Ort in Potsdam zur Auseinandersetzung und Innovation zu Stadtentwicklung zu verankern. Konkret empfiehlt der Digitalisierungsrat, die Kompetenz und Professionalität der PMSG, Potsdam Marketing und Service GmbH, zu nutzen, um die Reichweite und Wahrnehmung des POTSDAM LABs nach Potsdam hinein, aber auch über Potsdam in die Region hinaus kontinuierlich zu erhöhen.
• Der Digitalisierungsrat unterstützt sehr die Öffnung des POTSDAM LABs mit der zukünftigen neuen dritten Säule als Begegnungsort, der sich insbesondere an zivilgesellschaftliche Organisationen richtet. Damit das POTSDAM LAB diesen Auftrag erfüllen kann, sollten die Kriterien zur Raumvergabe frühzeitig – möglichst bereits mit dem SVV-Beschluss – verbindlich festgelegt werden, um nicht nur Planungssicherheit für proWissen und die LHP zu schaffen, sondern insbesondere ein wahrnehmbares und nutzbares Angebot für zivilgesellschaftliche Organisationen zu erreichen.
• Darüber hinaus besteht ein großes Potenzial des POTSDAM LABs in einer noch stärkeren Öffnung der Arbeit für Schulen, Schülerinnen und Schüler, um sich für die Stadtgesellschaft zu engagieren, neue Perspektiven kennenzulernen, aber auch Anknüpfungspunkte für den weiteren Weg nach Abschluss der Schulausbildung zu schaffen.

4. Fazit

Der Digitalisierungsrat empfiehlt die Fortführung des POTSDAM LABs. Das POTSDAM LAB hat sich als physischer Ort für Vernetzung, Beteiligung und Innovation zwischen Verwaltung, Wissenschaft und Stadtgesellschaft bewährt. Die geschaffene Infrastruktur, der erreichte Kompetenzaufbau sowie die bisherige Auslastung sprechen auch in angespannter Haushaltslage für eine Fortführung.

Der Digitalisierungsrat spricht sich für eine Fortführung ab 2027 im Kern entsprechend dem Vorschlag des Steuerungsboards („Innovationszentrum light“) aus, bei der folgende Punkte mit zu berücksichtigen sind:

1. Mandat: Das POTSDAM LAB wird als dauerhafter Ort für Wissenstransfer, Beteiligung und Innovation in der Stadtentwicklung bestätigt, mit klarem institutionellem Mandat und einem gemeinsam mit proWissen angepassten Betriebsmodell.
2. Ressourcen: Die anteilige Finanzierung einer Programm-Management-Stelle bei proWissen und die zwei Coaching-Kapazitäten bei LHP und proWissen sind für die Fortführung in 2027 und 2028 von Nöten, um die methodische Kompetenz abzusichern.
3. Verankerung in der Verwaltung: Das POTSDAM LAB sollte einem Fachbereich der LHP eindeutig zugeordnet werden, so dass die Zusammenarbeit zwischen LHP und proWissen zu selbigen klar geregelt wird.
4. Strategisches Profil: Mit dem Wegfall des Smart City-Rahmens braucht das POTSDAM LAB ein neues inhaltliches Profil. Der Digitalisierungsrat empfiehlt, bereits ab 2027 (nicht erst 2028) mit einem Schwerpunktthema zu starten, z. B. der Modernisierung und Transformation der Verwaltung einschließlich KI-Anwendungen. Die jährlichen Innovationsformate sind mit einer verantwortlichen Auftraggeberschaft aus der LHP zu versehen, die die Ergebnisse weiterverfolgen kann. Dabei sollten analoge Beteiligung und digitale Partizipation stärker verzahnt werden.
5. Öffnung und Teilhabe: Die Kriterien zur Raumvergabe für die neue dritte Säule der Beteiligung werden möglichst schon mit dem SVV-Beschluss festgelegt und eröffnen gerade Institutionen der Zivilgesellschaft Zugang und Nutzung. Die Kommunikation wird, unter Nutzung der Kompetenz der PMSG, gestärkt.
6. Wirkungsmonitoring: Ein Monitoring-Konzept wird entwickelt und misst Outputs und Outcomes nachvollziehbar und berücksichtigt, soweit möglich, Impact-Indikatoren.

Der Digitalisierungsrat bietet an, sich an der weiteren Ausgestaltung der strategischen Neuausrichtung und den Schwerpunktthemen zu beteiligen.