Das Stadtarchiv der Landeshauptstadt Potsdam hat einen wichtigen Meilenstein in der digitalen Langzeitarchivierung erreicht: Nach dem Beitritt zum Kooperationsverbund Digitale Archivierung Nord (DAN) im vergangenen Jahr konnte nun erstmals digitales Archivgut erfolgreich in das neu eingerichtete Digitale Magazin übernommen werden. Die Amtsblätter der Landeshauptstadt Potsdam aus den Jahren 2015 bis 2024 wurden erfolgreich in das Digitale Magazin überführt und stehen so nun auch kommenden Generationen zur Verfügung. Als nächstes sind unter anderem die digitale Archivierung der Arbeiten eines Potsdamer Historikers sowie der Tonbandmitschnitte früherer Ratssitzungen geplant.
Sebastian Joneleit, Bereichsleiter des Stadtarchivs Potsdam, erklärt: „Mit der Produktivsetzung des Digitalen Magazins haben wir einen großen Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit des Stadtarchivs gemacht. Damit sind wir gut auf die anstehenden Herausforderungen vorbereitet – insbesondere auf die Archivierung elektronischer Akten und von Daten aus Fachverfahren.“
Als kommunales Archiv ist das Stadtarchiv Potsdam gesetzlich verpflichtet, öffentliches Archivgut zu erfassen, dauerhaft zu sichern und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Für analoges Archivgut – wie Akten, Pläne, Urkunden, Fotografien oder Zeitungen – stehen im Stadtarchiv im Haus 23 auf dem Verwaltungscampus seit Langem geeignete Magazine und Arbeitsstrukturen zur Verfügung. Eine vergleichbare Lösung für die dauerhafte Sicherung digitaler Unterlagen fehlte bislang.
Die dauerhafte Sicherung digitaler Daten erfordert – ebenso wie bei analogen Unterlagen – eine Vielzahl aufeinander abgestimmter Arbeitsschritte. Dazu zählen unter anderem die Überprüfung der Datenintegrität mittels Hashwertprüfungen, die Erhebung und Anreicherung von Metadaten, die Identifizierung und Konvertierung der Dateiformate in das archivfähige PDF/A-Format, die Validierung der konvertierten Dateien sowie die umfassende Dokumentation aller Bearbeitungsschritte. Ziel ist es, die Authentizität und Nachvollziehbarkeit der Unterlagen für kommende Generationen zu gewährleisten – so wie es auch bei den analogen Beständen der Fall ist, zu denen unter anderem eine Urkunde aus dem Jahr 1304 zählt, das älteste Archivale des Stadtarchivs.
Der Kooperationsverbund Digitale Archivierung Nord (DAN) besteht aus den Landesarchiven Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen-Anhalt und Schleswig-Holstein. Der DAN ist Mitglied im DIMAG-Kooperationsverbund, dem größten Verbund für digitale Archivierung im deutschsprachigen Raum, dem zudem die Landesarchive Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Niedersachsen, Thüringen und des Saarlandes angehören.
