Die nachfolgenden Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten werden Ihnen gemäß Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, DS-GVO) zur Verfügung gestellt.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Landeshauptstadt Potsdam
Die Oberbürgermeisterin
Friedrich-Ebert-Str. 79/81
14469 Potsdam
Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich:
Bürgerservicecenter der Landeshauptstadt Potsdam
Telefon: 0331 / 289 - 1111
Fax: 0331 / 289 - 3814
E-Mail: buergerservice@rathaus.potsdam.de
2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Potsdam
Friedrich-Ebert-Str. 79/81
14469 Potsdam
Telefon: 0331 / 289 - 1082
E-Mail: datenschutz@rathaus.potsdam.de
3. Datenverarbeitung
Die Datenerhebung erfolgt beim Betroffenen. Die Art der zu verarbeitenden personen-bezogenen Daten ergibt sich aus § 4 PassG und § 5 PAuswG. Diese Paragraphen beinhalten alle für das Pass- und Ausweisregister benötigten Daten wie: Familienname, Geburtsname, Vornamen, Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Lichtbild, Unterschrift, Größe, Farbe der Augen, usw. Diese Daten werden mit Hilfe des Melderegisters und Pass- bzw. Ausweisantrages erhoben.
4. Zwecke und Grundlagen der Datenverarbeitung
Die Pass- und Ausweisbehörde verarbeitet nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. e, Abs. 2 und Abs. 3 Buchst. b sowie Art. 9 Abs. 2 Buchst. g Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) i.V.m. § 22 Abs. 1 PassG und § 24 Abs. 1 Personalausweisgesetz (PAuswG) personenbezogene Daten der Passinhaber und speichert diese im Passregister zum Zwecke der Ausstellung der Pässe, der Feststellung ihrer Echtheit, zur Identitätsfeststellung des Pass-/Ausweisinhabers und zur Durchführung des PassG und PAuswG.
Die Pass- und Ausweisbehörde verarbeitet für den Reisepass nach Art. 9 Abs. 2 Unterabsatz 1 Buchst. g DS-GVO in Verbindung mit § 4 PassG das Lichtbild sowie die Fingerabdrücke der betroffenen Person.
Die Pass- und Ausweisbehörde verarbeitet für den Personalausweis nach Art. 9 Abs. 2 Unterabsatz 1 Buchst. g DS-GVO in Verbindung mit § 5 PAuswG das Lichtbild sowie auf Antrag die Fingerabdrücke der betroffenen Person.
Diese Daten werden bei der pass- bzw. ausweispflichtigen Person erhoben und zur Herstellung des Dokuments sowie auf dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium des Dokuments verarbeitet. Die Verarbeitung der Fingerabdrücke sowie der in § 4 Abs. 3 PassG und § 5 Abs. 5 PAuswG genannten Daten erfolgt auf dem elektronischen Speicher- und Verarbeitungsmedium des Passes bzw. Ausweises.
5. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Die personenbezogenen Daten werden erforderlichenfalls folgenden Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern zugänglich gemacht:
- innerhalb des Verantwortlichen:
- dem Bereich IT-Infrastruktur und Service: Im Falle der Behebung einer Systemstörung ist der Zugriff auf personenbezogene Daten nicht auszuschließen.
- Auftragsverarbeiter:
- An einen sorgfältig ausgewählten IT-Dienstleister, der nur im Rahmen der strengen Auflagen einer Datenverarbeitung im Auftrag für die Landeshauptstadt Potsdam tätig wird.
- Dritte (außerhalb des Verantwortlichen):
- Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten aus dem Pass bzw. Ausweis oder mit Hilfe des Passes bzw. Ausweises dürfen ausschließlich erfolgen durch Behörden, die zur Identitätsfeststellung berechtigt sind sowie durch andere öffentliche und nichtöffentliche Stellen zur Erfüllung der ihnen gesetzlich übertragenen Aufgaben und Berechtigungen.
- Die Pass- und Ausweisbehörde darf nach Maßgabe des PassG und PAuswG an andere öffentliche Stellen aus dem Passregister Daten übermitteln, soweit dies zur Erfüllung in der Zuständigkeit des Empfängers liegender Aufgaben erforderlich ist.
- Nach § 18 PAuswG kann der Personalausweisinhaber, der mindestens 16 Jahre alt ist, seinen Personalausweis dazu verwenden, seine Identität gegenüber öffentlichen und nichtöffentlichen Stellen elektronisch nachzuweisen.
- Personenbezogene Daten des Personalausweisinhabers werden an den Personalausweishersteller zum Zweck der Herstellung des Personalausweises übermittelt (§§ 12, 4 Abs. 3 PAuswG).
- Personenbezogene Daten des Passinhabers werden an den Passhersteller zum Zweck der Herstellung des Passes übermittelt (§ 6a PassG).
7. Dauer der Speicherung
Personenbezogene Daten im Pass- und Ausweisregister sind mindestens bis zur Ausstellung eines neuen Passes oder Ausweises, höchstens jedoch bis zu fünf Jahre nach dem Ablauf der Gültigkeit des Passes bzw. Ausweises, auf den sie sich beziehen, zu speichern und dann zu löschen.
Für die Pass- und Ausweisbehörde bei der Wahrnehmung konsularischer Aufgaben beträgt die Frist 30 Jahre.
Die bei der Personalausweisbehörde gespeicherten Fingerabdrücke sind spätestens nach Aushändigung des Personalausweises an die antragstellende Person zu löschen.
Im Personalausweisrecht gelten folgende weitere Regelungen:
- Personenbezogene Daten beim Sperrnotruf sind 1 Jahr nach ihrer Erhebung zu löschen.
- Beim Sperrlistenbetreiber sind Sperrschlüssel und Sperrsumme 10 Jahre nach deren Eintragung aus der Referenzliste zu löschen.
- Aktualisierungen der Sperrliste werden gespeichert, damit eine Sperrung oder Entsperrung des elektronischen Identitätsnachweises nachgewiesen werden kann. Sie werden 10 Jahre nach ihrer Speicherung gelöscht.
- Ein allgemeines Sperrmerkmal wird 10 Jahre aus der Sperrliste gelöscht, nachdem der Sperrschlüssel beim Sperrlistenbetreiber gespeichert worden ist, oder wenn die Personalausweisbehörde eine Entsperrung vorgenommen hat.
- Der Ausweishersteller speichert die Daten, die im Rahmen des Produktions-verfahrens erlangt oder erzeugt worden sind und der antragstellenden Person zugeordnet werden können, höchstens so lange, bis der Sperrlistenbetreiber den Empfang der Sperrsumme und des Sperrschlüssels und die Personalausweisbehörde den Eingang des Sperrkennworts bestätigt haben. Im Übrigen sind die Daten sicher zu löschen. Der Ausweishersteller führt zur Vermeidung von Doppelungen eine Liste mit Sperrsummen von hergestellten Personalausweisen. Die Sperrsummen in dieser Liste sind zehn Jahre nach ihrer Eintragung zu löschen.
8. Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der DS-GVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO)
- Recht auf Datenberichtigung, sofern ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten (Art. 16 DS-GVO)
- Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, sofern eine der Voraussetzungen von Art. 17 DS-GVO zutrifft
9. Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden. Die Beschwerde ist zu richten an:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: 033203 / 356 - 0
Fax: 033203 / 356 - 40
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de
