Die nachfolgenden Informationen zum Datenschutz über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren (nachfolgend „Bewerbenden-Daten“) werden gem. Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) zur Verfügung gestellt.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlich im Sinne der DSGVO und die in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltenden Datenschutzgesetze ist die Landeshauptstadt Potsdam (nachfolgend „LHP“).
| Landeshauptstadt Potsdam Die Oberbürgermeisterin Friedrich-Ebert-Str. 79/81 14469 Potsdam | innerorganisatorisch zuständig Fachbereich: 53 Personal, Herr Christian Meyer Telefon: 0331 / 289 – 1200 E-Mail: Fachbereich-Personal@rathaus.potsdam.de |
2. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
| Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Potsdam Friedrich-Ebert-Str. 79/81 14469 Potsdam | Frau Ina Schwarz Telefon: 0331 / 289 – 1082 E-Mail: datenschutz@rathaus.potsdam.de |
3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung von Bewerbenden-Daten innerhalb der LHP erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen DSGVO, den nationalen Datenschutzgesetzen (BDSG, BbgDSG) sowie weiteren einschlägigen Gesetzen (z. B. AGG, SGB IX). Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeitet die LHP nur die Bewerbenden-Daten, die für die Anbahnung und der etwaigen Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO sowie Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG erforderlich sind.
Sollten die Bewerbenden-Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, werden diese gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO ausschließlich zur Klärung von Ansprüchen verarbeitet.
Die hier aufgeführten Zwecke erstrecken sich auch auf die personenbezogenen Daten von gesetzlich Vertretenden oder Ansprechpartnern/Ansprechpartnerinnen, die im Arbeitsvertrag bzw. im weiteren Vertragsverlauf ggf. benannt worden sind.
Weiterhin ist die Verarbeitung zwingend auf die nachfolgend benannten Zwecke beschränkt.
3.1. Aufgrund einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Art. 7 DSGVO)
Soweit eine Einwilligung zur Verarbeitung von Bewerbenden-Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Inklusionsmanagement) erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis dieser Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der auf Grund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt durch diesen unberührt.
3.2. Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG oder Art. 9 Abs. 2 lit. h) DSGVO i.V.m. 22 Abs. 1 lit. b) BDSG)
Soweit die LHP besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz sowie für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin.
Beispiele:
- Erfassung von Behinderungsgraden
- Beurteilung einer Dienst- oder Arbeitsfähigkeit
4. Kategorien personenbezogener Daten und Datenverarbeitung
Die Art der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten ergibt sich aus der avisierten Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Die betroffenen personenbezogenen Daten werden als Bewerbenden-Daten in der Personalsoftware LogaHR verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt im Rechenzentrum des Zweckverbands Digitale Kommunen Brandenburg (ZV DIKOM).
Sämtliche Dienste werden gemäß einer Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarung nach Art. 28 EU-DSGVO erbracht. Das Rechenzentrum ist nach DIN EN ISO/IEC 27001:2017 zertifiziert und erfüllt damit die Anforderungen und Zielsetzungen zur Informationssicherheit.
Quellen der Daten
Die LHP verarbeitet ausschließlich personenbezogene Daten, die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt werden. Dies sind regelmäßig allgemeine Daten in Form von Stammdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.) sowie Angaben zu beruflicher Qualifikation und Schulbildung, Angaben zur beruflichen Weiterentwicklung sowie weitere Daten, die geeignet sind, die Eignung für die Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO fallen.
Im Falle der Erhebung oder Verarbeitung von Bewerbenden-Daten zu Analysezwecken (Statistiken, Trends und sonstige Analysen) werden sämtliche rückverfolgbaren bzw. Zuordnungsdaten anonymisiert.
5. Automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung statt.
Insbesondere im Rahmen der IT-Sicherheitsmaßnahmen nutzt die LHP keine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO. Sollte ein solches Verfahren in Einzelfällen eingesetzt werden, wird der/die betroffene Bewerbende hierüber vorab gesondert informiert, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
6. Empfänger/Empfängerinnen oder Kategorien von Empfängern/Empfängerinnen
Es wird seitens der LHP jederzeit sichergestellt, dass Bewerbenden-Daten ausschließlich einer begrenzten Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten auf Grund der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen. Vor diesem Hintergrund erhalten innerhalb der LHP ausschließlich die Stellen (z. B. Führungskräfte, Personalrat, Schwerbehindertenvertretung) Zugriff auf Bewerbenden-Daten, sofern dies zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens notwendig ist.
Eine Übermittlung von Bewerbenden-Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist (z.B. Zusammenarbeit mit Headhuntern) oder in die Übermittlung eingewilligt wurde.
Die Bewerbenden-Daten werden erforderlichenfalls auch folgenden Empfängern bzw. Kategorien von Empfängern zugänglich gemacht:
a) innerhalb des Verantwortlichen
allen mit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens befassten Organisationseinheiten und Interessenvertretungen (Gleichstellungsbeauftragte, Personalrat); sonstigen mit zentralen Aufgaben betrauten Organisationseinheiten (u.a. Bereich Recht und Versicherung);
b) Auftragsverarbeiter, Art. 28, 29 DS-GVO
sorgfältig ausgewählten Dienstleistern, die nur im Rahmen der strengen Auflagen einer Datenverarbeitung im Auftrag für die LHP tätig werden;
c) Dritten
sonstigen Dritten im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. Aufsichtsbehörden) oder berechtigter Interessen (z.B. Gerichte, Rechtsanwälte)
7. Dauer der Speicherung
Die Speicherung von personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist; in der Regel mindestens bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfrist nach Vertragsende (§§ 194 ff. BGB) und höchstens so lange, wie dies für die Erfüllung der öffentlichen Aufgaben – gemäß Löschkonzept – erforderlich ist.
Soweit für die oben genannten Zwecke erforderlich, verarbeitet und speichert die LHP Bewerbenden-Daten zunächst für die Dauer des Bewerbungsverfahrens. Bewerbenden-Daten werden spätestens nach 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens dauerhaft gelöscht, es sei denn, dass der Erfolg in einem Bewerbungsverfahren zu der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses führt. Es gelten sodann die Datenschutzhinweise zum Mitarbeitendendatenschutz.
Sofern einer weiteren Speicherung der Bewerbenden-Daten z. B. zur Übernahme in einen Bewerber-Pool zugestimmt wurde, werden diese Daten nach Ablauf von zwei Jahren dauerhaft gelöscht.
Die LHP hat technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, die geeignet sind, die unbefugte oder unrechtmäßige Offenlegung, den unbefugten oder unrechtmäßigen Zugriff auf die zur Verfügung gestellten Bewerbenden-Daten oder deren Verlust, Vernichtung, Änderung oder Beschädigung, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zu verhindern. Diese Maßnahmen gewährleisten ein Sicherheitsniveau, das den von der Verarbeitung ausgehenden Risiken und der Art der zu schützenden personenbezogenen Daten entspricht.
8. Betroffenenrechte
Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat bei Vorliegen der Voraussetzungen nach der DSGVO und in Abhängigkeit der einschlägigen Rechtsgrundlage folgende Rechte:
Sofern Bewerbenden-Daten verarbeitet werden, besteht für die betroffenen Bewerbenden das Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten und deren Verarbeitung. (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige oder unvollständige Bewerbenden-Daten verarbeitet werden, besteht für die betroffenen Bewerbenden das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO).
Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können betroffene Bewerbende die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Sofern in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht betroffenen Bewerbenden ggf. ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung erfolgt ist, besteht ein jederzeitiges Widerrufsrecht, wie unter 3.1 bereits ausgeführt (Art. 7 DSGVO).
9. Beschwerderecht
Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet wurden. Die Beschwerde kann gerichtet werden an:
| Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Stahnsdorfer Damm 77 14532 Kleinmachnow | Dagmar Hartge Telefon: 033203 / 356 - 0 Fax: 033203 / 356 – 49 E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de |
Hinweis zur Verschlüsselung Ihrer Bewerbung sowie deren Unterlagen
Bitte beachten Sie, dass die Übertragung unverschlüsselter E-Mails unsicher ist. Unbefugte können die übermittelten Informationen zur Kenntnis nehmen und manipulieren. Wir empfehlen daher, schutzwürdige Nachrichten entweder über unser Portal per Upload/Hochladen mit HTTPS/SSL im Web-Browser an uns zu richten oder auf dem Postweg.
