Aufruf zur Interessenbekundung für die Trägerschaft der WerkStadt für Beteiligung der Landeshauptstadt Potsdam

1. Ausgangslage

Die Landeshauptstadt Potsdam führte 2013 strukturierte Bürger:innenbeteiligung ein. In Form eines Modellprojekts wurden das Büro für Bürgerbeteiligung (heute WerkStadt für Beteiligung) und der Beteiligungsrat eingerichtet sowie die Grundsätze der Beteiligung formuliert und von der StVV beschlossen (12/SVV/0539 u.a.). Sie bilden seitdem einen strukturellen Rahmen, um die Mitwirkung der Einwohner:innen Potsdams an ausgewählten politischen Entscheidungsprozessen auf kommunaler Ebene zu stärken. 2016 wurde das Modellprojekt verstetigt (16/SVV/0281). Die Stadtverordneten folgten mit ihrem Beschluss Handlungsempfehlungen, die in einer begleitenden Evaluation des Difu 2016 veröffentlicht wurden. Das Modellprojekt ‚strukturierte Bürgerbeteiligung‘ in Potsdam konnte sich in der Einführungsphase etablieren und erste Wirkung erzielen.

Bundesweit war Potsdam eine der ersten Kommunen, die neben der formellen auch informelle Bürger:innenbeteiligung institutionell verankerte. Ihre spezifische Struktur wird in der Fachliteratur als ‚Potsdamer Modell‘ bezeichnet. Richtungsweisend wurde dabei insbesondere die Konstruktion der WerkStadt für Beteiligung. Sie ist dual aufgebaut: Ein Teil ist Organisationseinheit der Verwaltung, der andere Teil wird durch einen freien Träger übernommen und personell besetzt. Ziel ist die Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Die externe WerkStadt wird nicht als Dienstleisterin von der Verwaltung finanziert, sondern über einen Zuwendungsvertrag. Durch diese Form der Finanzierung ist die Verwaltung gegenüber der externen WerkStadt nicht weisungsbefugt. Gemeinsam bilden beide Teile eine Nahtstelle zwischen Stadtgesellschaft und Verwaltung. Die externe WerkStadt bietet als unabhängige Akteurin eine niedrigschwellige Anlaufstelle für Initiativen und engagierte Einzelpersonen aus der Stadtgesellschaft, die interne WerkStadt richtet sich an Organisationseinheiten innerhalb der Verwaltung, die mit Beteiligung befasst sind. 

Es ist die übergeordnete Aufgabe der WerkStadt für Beteiligung insgesamt, politische Teilhabe der Einwohner:innen zu stärken und über geeignete Formate eine gemeinsame Entscheidungsfindung mit der Stadtpolitik und der Verwaltung zu ermöglichen.   

Für die Förderperiode 2023 bis 2026 sucht die Landeshauptstadt Potsdam mit der vorliegenden Interessenbekundung einen Träger beziehungsweise eine Trägergemeinschaft für den verwaltungsexternen Teil der WerkStadt für Beteiligung mit einer einmaligen Verlängerungsoption um zwei Jahre. 

2. Zentrale Elemente der WerkStadt für Beteiligung

Die WerkStadt für Beteiligung ist Kompetenzzentrum für Beteiligung in Potsdam. Sie unterstützt bei qualitätsorientierter Planung, Steuerung und Umsetzung von Beteiligungsverfahren und baut strukturelle Voraussetzungen für gelingende Beteiligung auf.

Die interne WerkStadt für Beteiligung“ gehört dem Fachbereich Kommunikation und Partizipation“ der Landeshauptstadt Potsdam an. Für den externen Teil ist vorgesehen, dass dieser von einem Träger beziehungsweise einer Trägergemeinschaft betrieben wird. Inhaltliche Grundlage für die Arbeit der internen WerkStadt für Beteiligung bilden strategische Eckpunkte, die mit fachlicher Begleitung entwickelt worden sind. Für den verwaltungsexternen Teil gilt das im Rahmen der Interessenbekundung eingereichte Konzept. Auf dieser Basis wird zu Beginn der Zuwendungsperiode ein voneinander abgegrenztes Aufgaben- und Rollenprofil entwickelt, das als strategische Leitplanke während der Förderperiode dient. Die konkrete Operationalisierung der Zusammenarbeit erfolgt gemeinsam durch schriftlich fixierte „Regeln der Zusammenarbeit“, durch eine jeweils gemeinsam entwickelte Jahresplanung sowie regelmäßige Abstimmung auf Arbeitsebene. Es besteht keine gegenseitige Weisungsbefugnis für beide Teile der WerkStadt für Beteiligung.

Die strategischen Eckpunkte der internen WerkStadt für Beteiligung skizzieren den Aufbau einer verwaltungsinternen Organisationseinheit. Sie sind für die Perspektive der internen WerkStadt entwickelt worden und zeigen mögliche Anknüpfungspunkte für die Zusammenarbeit mit dem externen Träger auf. Diese können jedoch im Konzept des externen Trägers eigenständig modifiziert und nach Förderbeginn gemeinsam ausgestaltet werden.

Die interne WerkStadt für Beteiligung versteht sich als strategisches Steuerungs- und Innovationszentrum für verwaltungsinterne Arbeitsabläufe, die im Zusammenhang mit Beteiligungsverfahren entstehen. Sie entwickelt Vorschläge für Verwaltungsstrukturen, die für eine ergebnisorientierte und verbindliche Umsetzung von Beteiligungsverfahren sorgen. Beteiligung zielt auf einen politischen Verständigungsprozess zwischen Stadtgesellschaft, Verwaltung und Stadtpolitik. Die interne WerkStadt baut innerhalb der Verwaltung die infrastrukturellen Grundlagen für die Kommunikation zwischen den involvierten Akteur:innen auf und fördert Verfahren zur Aufbereitung und Gewichtung von Beteiligungsergebnissen sowie ihre Übersetzung in politische Entscheidungen bzw. Verwaltungshandeln.
Die interne WerkStadt wird zur ersten Ansprechpartnerin in der Verwaltung für alle beteiligungsrelevanten Fragen. Als Kompetenzzentrum ist sie Anlaufstelle für Verwaltungsmitarbeitende, die Unterstützung bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Beteiligungsverfahren benötigen. Sie ist Nahtstelle zwischen Verwaltung und Stadtgesellschaft. Dialog und Verständigung werden durch die interne WerkStadt aktiv gefördert, um die Mitwirkung von Einwohner:innen an politischen Entscheidungsprozessen zu ermöglichen. Ein weiterer Baustein ist die Netzwerkarbeit. Die interne WerkStadt vernetzt beteiligungsorientierte Kolleg:innen innerhalb der Verwaltung, lädt externe Expertise zu aktuellen Fragen politischer Beteiligung ein und ermöglicht fachlichen Austausch zwischen Interessierten innerhalb und außerhalb der Verwaltung. Mit der externen WerkStadt für Beteiligung befindet sie sich in einem kontinuierlichen Gestaltungsprozess. Neben dem Alltagsgeschäft gemeinsamer Prozessbegleitung, ist die Fortentwicklung strukturierter Beteiligung in Potsdam von zentraler Bedeutung. Im Fokus der Strukturarbeit stehen aus Sicht der internen WerkStadt ein aktiver Umgang mit struktureller Diskriminierung und mit gegenwartsspezifischen Veränderungen wie z.B. digitalen Anforderungen in Beteiligungsverfahren. Ein gewichtiger Schwerpunkt liegt deshalb darin, diskriminierungskritische Beteiligungsformate weiter zu entwickeln und auf den Abbau struktureller Barrieren politischer Teilhabe hinzuwirken sowie digitale Angebote und Beteiligungsformate auszubauen. 

Der Beteiligungsrat ist für die WerkStadt für Beteiligung nach § 12 der Hauptsatzung der Landeshauptstadt Potsdam ein wichtiger Partner. In gemeinsamer Absprache ist er regelmäßig über ihre Tätigkeiten zu informieren sowie in geeigneter Weise bei der Entwicklung und Planung von Beteiligung einzubeziehen.

3. Zuwendungszweck

Die WerkStadt für Beteiligung plant, koordiniert, unterstützt und informiert sowohl zu ausgewählten Beteiligungsprozessen als auch zur strukturellen Entwicklung von Beteiligung in der Landeshauptstadt Potsdam. Sie soll hierbei den Fachverwaltungen ebenso wie den unterschiedlichen Akteurinnen und Akteuren der Stadtgesellschaft als Mittler und fachlich kompetenter Berater zur Verfügung stehen.

Hierzu gehört beispielsweise:

  • Anfragenden Beratung und praktische Hilfsangebote zu unterbreiten, 
  • die systematische Entwicklung von barrierearmen Beteiligungsstrukturen,
  • bei der Planung, Steuerung und Umsetzung von Beteiligungsprozessen aus Politik und Verwaltung sowie solchen, die aus der der Stadtgesellschaft initiiert werden, zu unterstützen und Weichenstellung für den konstruktiven Umgang mit gegenseitigen Impulsen zu geben 
  • niedrigschwellige Informationsangebote für Potsdamerinnen und Potsdamer zu stadtbezogenen Beteiligungsangeboten zu entwickeln,
  • durch Schulungen, Weiterbildungen und Kompetenzvermittlung sowohl in den Fachverwaltungen als auch in der Politik und Stadtgesellschaft beteiligungsrelevante Fertigkeiten zu stärken.

Die besondere Herausforderung besteht darin, dass die Verwaltung bei der überwiegenden Zahl von Beteiligungsprozessen und -fragen unweigerlich selbst interessierte Akteurin ist. Zudem gehören zur heterogenen Stadtgesellschaft auch Gruppen und Personen, die der Kommunalpolitik und der Verwaltung distanziert, ablehnend oder gleichgültig gegenüberstehen. Bei der Umsetzung des Zuwendungszwecks sind diese Herausforderungen in geeigneter Weise zu berücksichtigen.  

Die Erfüllung des Zuwendungszwecks wird beispielsweise erreicht durch:

  • Eine diskriminierungskritische, konstruktive, vernetzende und dialogfördernde Diskussionskultur, die sich den Erfahrungen und Bedürfnissen relevanter Gruppen öffnet,
  • die Unterstützung bei der hinreichenden Bereitstellung notwendiger Informationen und Mittel zur Beteiligung in konkreten Beteiligungsverfahren,
  • durch eine aufsuchende Arbeitsweise in der Stadtgesellschaft ebenso wie in der Verwaltung, um als vertrauensvolle Ansprechpartnerin wahrgenommen zu werden.
  • die Entwicklung diskriminierungskritischer Beteiligungsformate,
  • eine zielführende Verzahnung von Struktur- und Prozessarbeit in ausgewählten Fällen,
  • eine Methodik zur Aufbereitung von Beteiligungsergebnissen für politische Entscheidungsprozesse.

Das im Rahmen der Interessenbekundung einzureichende Konzept ist in diesem Sinne mehr als nur der bloße Nachweis fachlicher Kompetenz. Es dient zugleich als verbindliche, vertrauensschaffende und öffentlich nachprüfbare Grundlage für die Erreichung des Projektförderungsziels.

4. Grundlagen der Projektförderung

Grundlage für die Projektförderung bildet der Beschluss der Stadtverordnetenversammlung zur strategischen Weiterentwicklung des „Potsdamer Modells“ der Bürgerbeteiligung (21/SVV/1053), welcher auch die WerkStadt für Beteiligung mit seiner zweigeteilten Struktur umfasst. Die Zuwendung erfolgt nach den allgemeinen Förderbestimmungen der Landeshauptstadt Potsdam (gemäß Dienstanweisung über die Bewilligung, Auszahlung und Verwendung von Zuwendungen der Stadt Potsdam).

Für den verwaltungsexternen Teil der WerkStadt für Beteiligung ist eine jährliche Zuwendung in Höhe von 180.000 EUR für Personal- und Sachkosten vorgesehen. Der verwaltungsinterne Teil verfügt über Haushaltsmittel in vergleichbarer Höhe.

Der Beginn der Projektförderung ist am 1. Februar 2023. Die Zuwendung wird zunächst für drei Jahre gewährt und ist mit der einmaligen Option einer Verlängerung um weitere zwei Jahre versehen. 

Die Erstellung eines Sachberichts und Verwendungsnachweises muss halbjährlich erfolgen gemäß Richtlinie zur Steuerung von Zuwendungen der Landeshauptstadt Potsdam. Der hierfür anfallende Aufwand ist im Rahmen der Projektfördermittel abzudecken. 

Die Zuwendung wird als Projektförderung in Form eines nicht rückzahlbaren Zuschusses für das angestellte Personal des Zuwendungsempfängers, den Honorarausgaben und den Sachausgaben gewährt. Bemessungsgrundlage für die halbjährliche Auszahlung von Mitteln ist der vom Zuwendungsnehmer im Voraus der jeweiligen Förderperiode eingereichte Finanzierungsplan.

5. Konzeptionelle Vorgaben

Die Interessent:innen sind aufgefordert, ein eigenes kreatives Konzept zur Gewährleistung des Zuwendungszwecks der "WerkStadt für Beteiligung" mit der Bewerbung einzureichen.

Das Konzept soll insbesondere Aussagen zu folgenden Punkten enthalten:

  • Ein vorläufiges Aufgaben- und Rollenverständnis für den externen Teil der WerkStadt unter Berücksichtigung der oben skizzierten strategischen Eckpunkte der internen WerkStadt für Beteiligung, das als Grundlage für ein bei Projektbeginn gemeinsam zu erarbeitendes Verständnis der WerkStadt dient.
  • Eine begründete Priorisierung von bis zu drei Projekten/Maßnahmen zur mittel- und langfristigen strukturellen Entwicklung von Beteiligung in Potsdam,
  • Referenzen, zu konkreten Methodenkompetenzen und Erfahrungen bei der Planung, Umsetzung, Moderation und Auswertung von Beteiligung
  • Angaben zum strategischen Projektmanagement, mit dem personelle und finanzielle Ressourcen im Rahmen der Projektförderung gesteuert werden
  • Angaben zur geplanten Einbindung von weiteren Beteiligungsakteur:innen, Netzwerk- und Kooperationspartner:innen
  • Entwicklung eines Konzepts zur mittelfristigen Schärfung der Öffentlichkeits- und Aktivierungsarbeit mit dem Ziel der Erhöhung der Reichweite in der nicht-organisierten Einwohner:innenschaft
  • Darstellung des Regionalbezugs und der Zusammenarbeit vor Ort

6. Verfahren und Inhalt der Interessenbekundung

Es wird darauf hingewiesen, dass es sich um kein formalisiertes Interessenbekundungsverfahren handelt und sich aus dem bekundeten Interesse und dessen Entgegennahme keine Verpflichtungen für die Landeshauptstadt Potsdam ergeben. Ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.

Die Landeshauptstadt behält sich das Recht vor, das Verfahren jederzeit abzubrechen und ggf. durch ein neues Verfahren zu ersetzen bzw. auf bestimmte Zeit einzustellen. Die eingereichten Bewerbungsunterlagen verbleiben beim Verfahrensträger. Die Bewertung der eingereichten Interessenbekundung erfolgt durch eine Auswahlkommission, die sich aus folgenden Personen zusammensetzt:

  • Heike Bojunga, Fachbereichsleiterin Partizipation und Kommunikation
  • Dr. Mechthild Rünger, Stadtverordnete der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen
  • Nico Marquardt, Stadtverordneter der SPD-Fraktion
  • Prof. Dr. Heinz Kleger, berufener Experte des Beteiligungsrates
  • Dr. Antje Jordan, Sprecherin des Beteiligungsrates
  • Günter zur Nieden, Mitglied des Beteiligungsrats
  • Marie-Ann Koch, Fachexpertin Beteiligung im Potsdamer Raum

Die Auswahl der Interessent:innen erfolgt nach einem zweistufigen Verfahren. Im ersten Schritt sichtet und bewertet die Auswahlkommission die eingereichten Konzepte hinsichtlich der beschriebenen fachlich-inhaltlichen Anforderungen. Auf Basis eines Kriterienkatalogs werden die schriftlichen Konzepte bepunktet.

Die Interessenten und Interessentengemeinschaften werden in einem zweiten Schritt zu einem Auswahlgespräch eingeladen. Die drei bis fünf bestbepunkteten können das eingereichte Konzept vorstellen. Die Auswahlgespräche werden ebenfalls auf Basis eines Kriterienkatalogs bepunktet. 

Die Entscheidung ergibt sich nach einer gemeinsamen Erörterung und richtet sich nach der Punktvergabe im Auswahlgespräch.

Das Auswahlgespräch und die Konzeptpräsentation sind für Ende August vorgesehen.
Alle Interessenten erhalten voraussichtlich in der 34. Kalenderwoche eine Benachrichtigung per E-Mail, ob und zu welcher Zeit sie eingeladen sind. 

Nach Abschluss des nicht-förmlichen Interessenbekundungsverfahrens geht die Landeshauptstadt Potsdam von einer Projektförderung ab dem 1. Februar 2023 aus.

Grundlage für die Bepunktung der Konzepte sind folgende Hauptkriterien (Kriterienkatalog):

  1. Qualität des Konzepts (50%)
  2. Kosten, Finanzierungskonzept und Projektmanagement (30%)
  3. Präsentation und Gespräch (10%)
  4. Referenzen und Darstellung der Vernetzung in der Stadtgesellschaft und Zusammenarbeit vor Ort in Potsdam (10%) 

Das oben benannte Auswahlgremium wird im Vorfeld der Bietergespräche jeweils konkretisierende Unterkriterien festlegen. 

Jedes Kriterium wird nach folgendem Schema bepunktet.
Mögliche Punkte:
0 – ungenügend
1 – unbefriedigend
2 – ausreichend
3 – befriedigend
4 – gut
5 – sehr gut

Die Gesamtpunktzahl der Hauptkriterien fließt mit der Gewichtung in die Bewertung ein.

Im Rahmen der Interessenbekundung sind folgende Angaben zum Interessenten bzw. der Interessentengemeinschaft zwingend einzureichen:

  • Eigendarstellung des Bewerbers,
  • Angaben zu Referenzen sowie Darstellung der Vernetzung in der Stadtgesellschaft und Zusammenarbeit vor Ort in Potsdam,
  • Angaben zum vorgesehenen Personal mit individueller Kurzbiographie und Referenzen, sowie Angaben zur Mitwirkung in kommunalen Gremien,
  • aktueller Handels-/Firmen/Vereinsregisterauszug,
  • aktuelle Bescheinigung des zuständigen Finanzamtes über die Anerkennung der Gemeinnützigkeit (falls zutreffend),
  • Nachweis der Liquidität (siehe „Eigenerklärung“ Vertrag_Anlage 1, die Liquidität ist zwingend in Form einer Eigenerklärung vom Bewerber beziehungsweise der Bewerberin nachzuweisen. Das auszufüllende Formular erhalten Sie vom Ansprechpartner - siehe Kapitel 8),
  • Übersicht projektrelevanter Arbeitsplatzausstattungen (falls zutreffend).

7. Teilnahmevoraussetzung

An der Interessenbekundung können anerkannte juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts sowie rechtsfähige Personengesellschaften – auch Trägergemeinschaften – mit nachweisbaren Erfahrungen im Bereich der Bürgerbeteiligung teilnehmen.

8. Bewerbung

Die Bewerbungsdokumente sind abrufbar unter:
https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRRQT6/documents

Die Unterlagen der Interessent*innen müssen bis zum 30. Juni 2022 12 Uhr an folgender Adresse eingegangen sein:

Landeshauptstadt Potsdam
Fachbereich Kommunikation und Partizipation
Fachbereichsleiterin Heike Bojunga
Friedrich-Ebert-Str. 79/81
14469 Potsdam


Die vollständigen Unterlagen sind schriftlich in achtfacher Ausfertigung oder über das Vergabeportal im PDF-Format einzureichen. Bitte nutzen Sie folgenden Link: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRRQT6
Bei Abgabe der Interessenbekundung auf dem Vergabeportal nutzen Sie bitte das Webformular ‚Teilnahmeantrag‘.

Hinweis:
Die maßgeblichen Unterlagen sollen mit dem deutlich sichtbaren Hinweis „Interessenbekundungsverfahren für die Trägerschaft der WerkStadt für Beteiligung der Landeshauptstadt Potsdam – nicht öffnen vor dem „30. Juni 2022 12 Uhr“ enthalten sein.

Später eingereichte Unterlagen können nicht berücksichtigt werden.

Für weitere Informationen und Rückfragen nutzen Sie bitte das Webformular ‚Kommunikation‘ des Vergabeportals. 

9. Sonstige Hinweise 

Eingereichte Unterlagen können bis zum Abschluss des Auswahlverfahrens schriftlich oder digital zurückgezogen werden.

Bei dem Interessenbekundungsverfahren handelt es sich nicht um die Vergabe eines öffentlichen Auftrages. Es besteht kein Anspruch auf Durchführung eines Vergabeverfahrens oder Beteiligung an einem Vergabeverfahren oder auf Erteilung eines öffentlichen Auftrages.

Eine Erstattung der Kosten, die durch die Beteiligung an der Interessenbekundung entstehen, ist ausgeschlossen.

Alle während des Verfahrens übermittelten Informationen und Unterlagen werden ausschließlich zum Zweck der Abwicklung und Dokumentation der Interessenbekundung verwendet. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

Anlagen

  • „Eigenerklärung“ Vertrag_Anlage 1
  • Zuwendungsvertrag WerkStadt für Beteiligung
    • Anlage 4 Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung der Landeshauptstadt Potsdam (ANBest - P - LHP)
    • Anlage 5 Einwilligungserklärung Datenverarbeitung
    • Anlage 6 Infoblatt Datenverarbeitung